工作流程管理系統的 10 個功能

[Aklima@416]

工作流程管理系統 (WMS) 可協助您的企業減少重複流程或簡化一組任務。它是一組任務的基礎設施，這些任務將自動從一個任務流向另一個任務，直到以最有效的方式執行流程（工作流程）。

要設定工作流程，您的團隊必須先定義需要完成的任務。接下來，您需要定義出現的挑戰並刪除冗餘流程。最後，確定哪些團隊成員或部門需要參與。這項工作不應該關注現在誰或如何做事情。為了節省時間和金錢，企業正在轉向工作流程管理軟體來自動化其流程並更好地報告其關鍵績效指標。

在其他場景中，可以圍繞工作流程優化來建立新的工作流程管理系統。通常在組織執行工作流程分析之後。

有許多工具都宣揚工作流程管理系統的優勢，因此我們提供了有關獲得最高品質系統時需要注意的 10 個重要事項的指南。

工作流程管理系統的 10 個功能 1. 簡單的表單設計
工作流程管理系統應該使用戶無需系統工程師的幫助即可輕鬆建立新表單。佈局應該是拖放式的，並且可以快速建置或修改。介面應該直觀地添加不同類型的字段，例如文字字段、數字字段、下拉列表、多項選擇、計算、文件上傳等。

該介面還應該使預先填寫表格變得容易。因此，這種節省時間的功能允許使用者輸入一次資料並在多種不同的表單上使用它。

2. 整合傳播
當員工需要將表單、任務或請求指派給其他人時，他們應該能夠直接在工作流程管理工具中執行此操作。必須從系統外部發送包含需要完成工作的連結的電子郵件可能會變得很麻煩並且浪費時間。一個出色的系統可讓您的團隊直接在介面中討論流程、標記其他團隊成員、新增文件、文件和圖像。

3. 自動化流程
您的 WMS 應該能夠輕鬆建立可供多個團隊成員使用的自動化、可重複流程。一個例子是新進員工的入職流程從就業前評估開始。然後，系統會向候選人發送一封電子郵件以設定面試日期，並邀請他們填寫就業所需的文件。最後，它會通知您的 IT 部門在第一天建立一個新帳戶和筆記型電腦。此外，這些資訊將在多個部門之間共享，並且您的自動化流程可以通知每個團隊成員與其角色相關的工作流程步驟，並根據需要向他們發送提醒。

4. 與其他工具輕鬆集成
精心設計的工作流程管理工具可以幫助您的團隊超越 巴基斯坦電話 簡單的任務或自動化流程。理想情況下，它將能夠與您使用的其他工具配合使用，例如 CRM、提案軟體、會計系統、日曆甚至員工的電子郵件。

該工具應包含與流行應用程式的內建集成，或允許透過 API 或 Zapier 等工具進行集成以連接您的系統。與您的整合團隊驗證您選擇的工具是否與所有現有應用程式整合。

5. 可自訂的報告
報告是了解您的團隊和 WMS 執行情況的重要工具。在介面中建立多種類型的報告應該很容易：圖表、圓餅圖、財務報告和關鍵績效指標。您應該能夠按照設定的時間表自動執行報表並設定分發系統，以便與適當的團隊成員共用它們。任何使用者都應該可以輕鬆修改現有報告、建立新版本或更改資料集以滿足他們的需求。

您還應該檢查是否可以輕鬆設定報告的權限級別，以便對所有員工可以查看的報告和資料設定限制（這對於人力資源和人力資源會計資訊尤其重要）。

6. 移動訪問