撰写商业信函的要求
Posted: Sat Dec 07, 2024 8:06 am
商业信函的书写有严格的规则，这使得它们与其他类型的信息不同：
简明。官方信息的主要目标是用少量的文字充分揭示信件的含义。
结构清晰。商业信函必须按照模板撰写，以保持结构。
情绪化。建议不要使用敏感词。商务信函 企业主数据库
的任务是明确陈述信息或要求提供信息，而不表达主观态度。
演示简单。虽然商务信函应该包含大量信息和少量情感，但这并不意味着文本中只能使用术语；相反，所有内容都应该以易于理解和简单的语言表达。
有关此主题的推荐文章：
USP 示例，帮助您打造更酷的产品
32种寻找和吸引客户的方法
如何从客户那里获取联系：最有效的方法
电子商务信函的写作规则
每天，任何组织都会发送和接收大量文档。商业信函和消息有不同类型，但如今交换官方消息的最简单方法是通过电子邮件。
商业电子邮件也有一个结构：
话题;
问候：
本质（如果主要部分在应用程序中，则文本量较小）；
签名并附有联系信息。
在发送信件之前，您需要填写每个字段：发件人地址、收件人地址、主题、附件。为了正确的设计，您应该遵守以下规则：
在电子邮件帐户设置中，您需要指明您的数据或有关拥有该邮件的公司的信息，以便该人可以立即看到这封信来自谁，并且它不会“飞”到垃圾邮件邮件文件夹中。
“主题”行必须填写一个小标题（不超过5个单词），这将显示消息的本质。
在电子邮件中，问候语的格式与常规问候语的格式相同。
消息的目的也以标准形式给出。然而，就电子邮件而言，将其设计得漂亮是相当困难的，这对于传统版本来说就更难了。因此，您可以在此字段中写入简短信息并将正文作为附件发送。但请确保消息正文中的文本与应用程序中的文本不同。他应该谈谈信中没有提到的事情或者解释一些难点。如果文本很长，那么最好将其分成段落，跳过一行。这样一来，就会更容易被感知。
签名表明收件人的职位、姓氏、名字、父名。如果您愿意，您需要在下面提供联系信息、组织的网站和徽标。
电子商务信函的写作规则
邮箱设置中的所有信件都可以创建一次签名，所以需要下功夫。电子邮件商业信函可以使用以下签名结束：
此致
ADOT LLC商务总监
Mikhalchuk I. A.
电话： 8(348)22-67-48、8-909-789-20-80
。
电子邮件[email protected]。
在这个例子中，名字和父名都写成首字母，但最好不要这样做，因为在第一次私人交流时他们会问如何联系你，为了不把时间浪费在这样的琐事上，最好立即在签名中以完整形式注明。
您不应通过撰写新消息来回复电子邮件，而应选择“回复”收到的电子邮件。这样，一个人就不必寻找他的消息，他会很快记住事情的本质，而且这种信件最终成为垃圾邮件的风险也会小得多。
发送回复没有固定的时间范围，但有一条不言而喻的规则，即必须在几个小时或一个工作日内完成。当反应时间较长时，必须发送正式消息。我们将举一个撰写商业信函并回复的例子：
“你好！感谢您对我们组织的兴趣。我们的专家会尽快与您联系。”
“你好！我们已收到您的来信并已予以考虑。我们将在三个工作日内发送回复。感谢您的理解。”
即使您是在回复一封非常粗鲁的投诉信，您的信息也应该不带有任何情感。稍后你可以给官方答复。在这种情况下，最重要的是表明您不会忽视负面消息并正在努力解决任何问题。
用于撰写商业信函的模板短语
写一篇关于某事的报告：
我们通知您，不幸的是，我们无法...
我们通知您，产品发货延迟的原因是...
我们通知您，我们...
我们通知您，您的提案已被接受考虑。
我们想通知您...
我们谨通知您，公司管理层已决定...
解释动机的短语（官方消息开头最常用的修辞手法）：
根据客户的来信...
为了响应您的请求...
按照协议...
为了确认我们的协议...
为加强财产保护...
由于形势困难...
为了确认我们的电话交谈...
关于联合活动...
为了提供技术援助...
如果发件人是法人实体，则应转移操作：
第三人称单数。例如：“格兰特企业同意您的建议”、“Byt公司保证”等。
用第三人称，但用复数形式：“剑组织的行政和管理恳切请求。”
第一人称复数：“我们通知”、“我们确认”、“我们询问”。
当发送者是个人时，应按如下方式传输操作：
以第一人称单数形式：“我正在通知您……”、“我请您……”、“我正在提请您注意……”。
第一人称复数：“我们支持...”、“恭喜...”、“我们批准...”、“我们已收到您的来信...”。
用于撰写商业信函的模板短语
请愿书：
请发送有关产品制造商的信息...
我要求你采取行动...
我们请您监督企业的工作进展...
发送证券或实物：
我们通过挂号信发送您要求的文件...
我们正在向您发送我们签署的协议...
我们发送组装设备的图表...
确认信模板：
Luch公司确认照明灯具的交货条款...
我们非常感谢收到您的申请并开始处理...
我们确认产品规格的方向...
录取通知书：
我们邀请您熟悉一下……
我们推荐您……
我们可以为您提供...
邀请函从哪里开始：
我们邀请您参观...
我们要求您积极参与有关该主题的活动...
我们邀请您为新项目的考虑做出贡献......
商业信函从哪里开始
何时拒绝或驳回提案（项目）：
您的提案（项目）被我们拒绝，原因如下......
我们无法根据您发送的协议草案达成一致...
提醒信：
我们提醒您，您在服务协议下的债务是……
我们建议您根据付款时间表...
我们提醒您，合同规定的工作期限即将结束......
我们建议您，根据您的职位描述，您需要...
带有保证的消息：
我们保证所执行工作的质量。
确保遵守提供服务的最后期限。
我们保证付款。
您的立场说明：
我公司无法在之前规定的期限内向您交付设备...由于目前的情况如下...
我们不反对额外的工作。
我们就上述问题提出的申诉并未取得积极结果。
收件人行为的解释：
您对我们做出的承诺没有兑现。
完全不清楚为什么你们公司要避免......
延迟完成工作可能会导致...
结论：
我们恳请您不要拖延回复总承包商的商业信函。
我们希望我们的要求能够被听到并得到满足。
对于原始文档中的任何不准确之处，请原谅我们。
祝愿您的生产活动取得成功。
对于延迟回复总承包商的商业信函，我们深表歉意。
我们希望进一步开展富有成效的合作。
如何实现网站流量和销量的成倍增长？
阿列克谢·博亚金
德米特里·斯维斯图诺夫
SEO 及开发部主管
在我的个人博客上阅读更多帖子：
我一直关心迈向一个全新水平的问题。这样指标的提升不是2、3倍，而是一般几个数量级。例如，如果我们谈论一个网站，从一千次访问到一万次或从一万次到十万次。
我知道，这样的飞跃始终是五个方面艰苦努力的结果：
站点的技术状况。
搜索引擎优化。
站点语义的集合。
创建有用的内容。
致力于转换。
与此同时，每位经理都需要增加销售额和网站的申请数量。
为了实现这种增长，请从网站下载我们用于增加销售额的分步模板：
下载模板
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。
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发送回复没有固定的时间范围，但有一条不言而喻的规则，即必须在几个小时或一个工作日内完成。当反应时间较长时，必须发送正式消息。我们将举一个撰写商业信函并回复的例子：
“你好！感谢您对我们组织的兴趣。我们的专家会尽快与您联系。”
“你好！我们已收到您的来信并已予以考虑。我们将在三个工作日内发送回复。感谢您的理解。”
即使您是在回复一封非常粗鲁的投诉信，您的信息也应该不带有任何情感。稍后你可以给官方答复。在这种情况下，最重要的是表明您不会忽视负面消息并正在努力解决任何问题。
用于撰写商业信函的模板短语
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我们通知您，产品发货延迟的原因是...
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