推动项目管理软件采用的技巧
Posted: Wed Dec 04, 2024 10:21 am
杰西卡·科利
杰西卡·科利
公司未能采用项目管理软件的 5 个原因
成功采用根据您的需求量身定制的项目管理软件
您投入了大量的时间和金钱来研究、购买和安装最好的项目管理软件。不幸的是，如果你的团队不使用它，那一切都是徒劳的。项目管理软件的采用率较低会导致您的团队看不到该软件的优势，例如：
轻松创建和修改项目
创建知识库
改进沟通和报告
更好地控制变更和流程
更好的工作流程和资源管理
更好的风险管理和预测
由于项目管理软件的采用率较低，您也无法在工具中收集足够的数据。缺乏精确和有用的数据将使您无法很好地理解组织问题。
我们研究了企业难以采用最好的项目管理软件的主要原因，并收集了 5 个最佳技巧，以确保这种情况不会发生在您身上。
公司未能采用项目管理软件的 5 个原因
原因一：缺乏员工敬业度
为了让你的员工拥抱变革，他们必须首先理解并接受变革，并参与其中。
在部署新的项目管理软件时，您可能会因以下两个原因而面临缺乏参与的情况：
员工不相信项目管理工具是必要的或有益的。
员工并不相信您选择的工具是最好的项目管理工具。
解决方案：推动个人层面的变革
有七种性格类型可能很难实施任何改变。了解这些个性并根据他们每个人的情况调整您的方法将提高员工的参与程度。
桌面宣传图片宣传
例如，怀疑论者很可能会抵制任何改变的想法；这种人喜欢事物保持原样。为了获得他们的支持，请让他们参与选择 最适合您业务的项目管理软件的过程。
另一方面，技术恐惧者不会喜欢参与选择过程，因为这很快会让他无法忍受。另一方面，为他们提供有关所选工具的个人培训课程将是鼓励他们坚持的好方法。对于这种性格类型来说，提供个性化的关怀支持和表现出耐心非常重要。
原因#2：缺乏信息和缺乏培训
如果您的员工不舒服且不自信地使用它，那么即使是最好的项目管理应用程序也将是徒劳的。您的团队需要信息和培训才能成功适应新的项目管理软件。
一些最好的免费项目管理解决方案不提供技术支持，也就是说，该软件没有来自供应商的培训或实施计划。您必须单独行动，以确保您的员工拥有足够的专业知识和知识来适应新工具。在他们达到这个舒适水平之前，他们不会 100% 采用您的新软件。
解决方案：投资实施计划
您可以计划内部培训或实施计划，也可以向供应商寻求经验丰富的培训师的帮助。无论如何，实施计划将代表一项前期投资，以便您的团队成功采用新工具。
供应商提供的培训通常更有效，因为他们已经拥有必要的知识、经验和设备。无论您决定如何，您都应该将以下方法纳入您的培训计划中 ：
仅提供必要级别的培训。您的目的不是让人们被大量他们永远不需要的信息淹没。
指定超级用户。选择一些将成为公司内系统专家的人。他们可能是具有最高访问级别的管理员。当其他人遇到问题时，他们会是他们知道可以寻求帮助的人。确保您选择了几个并且他们是想要学习和提供帮助的人。
提供小型培训课程。将您的精力集中在简短的会议上，在此期间，员工将看到一些概念，然后可以将其付诸实践。大型、长时间的会议可能很难记住。
跟进。与您的员工核实他们是否理解了培训概念并能够充分实践。您还应该寻求反馈并回答您可能遇到的任何问题。
原因#3：众多工具中的另一个工具
在当今的数字市场中，从缩短 URL 到生成电子邮件签名的工具，无所不包。 Facebook 似乎为其员工提供了多达 175 种不同的工具。
每个人都喜欢有选择，但足够了：应用程序过载是一个现实。每天必须掌握并在数十种工具之间切换，这更像是一种障碍，而不是一种帮助。更不用说当这些工具不“相互交谈”时，信息是孤立的或孤立的，导致员工浪费宝贵的时间在不同的选项卡和界面之间复制/粘贴和导航。
解决方案：将您的软件与现有工具集成
最好的项目管理工具旨在与许多其他系统集成。因为如果您的团队认为它只是众多工具中的一种可以独立使用，那么即使是最好的项目管理软件也会被忽视。
为了获得更高的项目管理软件采用率，请确保将软件与团队日常使用且离不开的工具集成。与 Gmail 和 Slack 等日常通信工具集成是鼓励定期使用的好方法。
与 Adobe Creative Suite 等工具的集成将使个人能够继续使用他们喜欢的工具，同时保持与项目管理软件的连接。因此，您将所有的机会都放在您这边，以便项目管理软件将成为您的新“单一信息源 ”，您的同事将信任并采用它。
原因#4：标准解决方案不正确
免费项目管理软件的另一个缺点是它通常是为了适应特定的项目类型或方法而设计的。因此，它不提供对整个组织有用的适应和定制能力。
不同的利益相关者会希望以不同的方式使用该工具。促销员和客户不会对相同的报告感兴趣。事实上，人是不同的，如果所选择的工具不能适应这些差异，那么它被采用的可能性就会降低。
解决方案：牢记个性化
选择一个足够灵活的工具来适应不同的项目要求和个人独特的工作方式非常重要。
让我们想象一下，您已经采用敏捷方法来管理您的项目，因此您选择了最好的敏捷项目管理软件。如果使用 PRINCE2 方法更好地管理一个项目，那么 6 个月后会发生什么？
您将需要做出以下决定之一：
换工具。
关闭你的工具。
尝试使您的项目适应该工具。
这些选项对于项目的成功来说都是不可取的，并且可能会导致团队内部的挫败感和阻力。
允许用户使用该工具个性化他们的体验也有助于提高采用率。例如，如果他们可以创建自己的视图和报告来反映他们的工作风格，他们会更轻松地使用该软件。有些人更注重视觉效果，更喜欢使用日历，而另一些人则更喜欢看板视图。
原因#5：倡导度低
研究表明，当人们知道并理解请求的目的时，他们往往会遵守请求。如果人们不热情地拥抱变革，他们就不会理解变革的原因。
这可能是由于以下原因之一造成的：
没有人主张改变权力地位。有影响力和受人尊敬的人，例如高级经理，应该促进和捍卫新软件的使用。
缺乏透明度和沟通。任何成功的变革都需要透明地说明变革 伯利兹 whatsapp 电话号码列表 的原因、时间和方式。人们不喜欢感觉信息被隐瞒。
沟通含糊或无效。如果您没有通过正确的渠道以正确的方式分享正确的信息，即使频繁的沟通也是不够的。
解决方案：关注“为什么”
与任何项目一样，拥有良好的发起人或倡导者并建立和促进良好的沟通非常重要。
为了确保人们听到他们需要理解和采用该工具的内容，请强调“为什么”。重要的是不要只关注如何使用新的项目管理软件，或者它所具有的简单而精彩的功能。仅仅告诉您的团队使用新工具是不够的。
确保您的员工了解为什么它对公司很重要以及他们可以从中获得什么。这会让他们的工作更轻松还是节省他们的时间？这会让他们有时间去做更有价值的工作吗？强调使用这些工具所带来的好处。如果可能，请使用数据来说明这些要点。
例如，使用其他公司的数据并展示他们如何使用相同的工具提高效率。您还可以使用自己的数据并解释如何实施新软件并开始获得好处。
您可以与您的同事分享为什么他们应该对最好的项目管理软件感兴趣：
他们将花更少的时间研究项目的细节。
他们将能够在更短的时间内完成项目。
他们将能够更好地向主要利益相关者宣传他们的工作。
成功采用根据您的需求量身定制的项目管理软件
任何变革成功的关键是获得员工的支持。尽一切努力以适合他们个性的方式吸引他们，并在整个过程中进行沟通。强调他们将从变革中获得的好处并在过渡期间为他们提供支持。
Wrike 提供培训和实施计划，帮助您的团队成员对最好的在线项目管理工具之一感到舒适和自信。如果您正在寻找与您的团队最喜欢的工具集成并且可以无缝适应他们的偏好的软件，为什么不立即开始免费试用呢？
杰西卡·科利
公司未能采用项目管理软件的 5 个原因
成功采用根据您的需求量身定制的项目管理软件
您投入了大量的时间和金钱来研究、购买和安装最好的项目管理软件。不幸的是，如果你的团队不使用它，那一切都是徒劳的。项目管理软件的采用率较低会导致您的团队看不到该软件的优势，例如：
轻松创建和修改项目
创建知识库
改进沟通和报告
更好地控制变更和流程
更好的工作流程和资源管理
更好的风险管理和预测
由于项目管理软件的采用率较低，您也无法在工具中收集足够的数据。缺乏精确和有用的数据将使您无法很好地理解组织问题。
我们研究了企业难以采用最好的项目管理软件的主要原因，并收集了 5 个最佳技巧，以确保这种情况不会发生在您身上。
公司未能采用项目管理软件的 5 个原因
原因一：缺乏员工敬业度
为了让你的员工拥抱变革，他们必须首先理解并接受变革，并参与其中。
在部署新的项目管理软件时，您可能会因以下两个原因而面临缺乏参与的情况：
员工不相信项目管理工具是必要的或有益的。
员工并不相信您选择的工具是最好的项目管理工具。
解决方案：推动个人层面的变革
有七种性格类型可能很难实施任何改变。了解这些个性并根据他们每个人的情况调整您的方法将提高员工的参与程度。
桌面宣传图片宣传
例如，怀疑论者很可能会抵制任何改变的想法；这种人喜欢事物保持原样。为了获得他们的支持，请让他们参与选择 最适合您业务的项目管理软件的过程。
另一方面，技术恐惧者不会喜欢参与选择过程，因为这很快会让他无法忍受。另一方面，为他们提供有关所选工具的个人培训课程将是鼓励他们坚持的好方法。对于这种性格类型来说，提供个性化的关怀支持和表现出耐心非常重要。
原因#2：缺乏信息和缺乏培训
如果您的员工不舒服且不自信地使用它，那么即使是最好的项目管理应用程序也将是徒劳的。您的团队需要信息和培训才能成功适应新的项目管理软件。
一些最好的免费项目管理解决方案不提供技术支持，也就是说，该软件没有来自供应商的培训或实施计划。您必须单独行动，以确保您的员工拥有足够的专业知识和知识来适应新工具。在他们达到这个舒适水平之前，他们不会 100% 采用您的新软件。
解决方案：投资实施计划
您可以计划内部培训或实施计划，也可以向供应商寻求经验丰富的培训师的帮助。无论如何，实施计划将代表一项前期投资，以便您的团队成功采用新工具。
供应商提供的培训通常更有效，因为他们已经拥有必要的知识、经验和设备。无论您决定如何，您都应该将以下方法纳入您的培训计划中 ：
仅提供必要级别的培训。您的目的不是让人们被大量他们永远不需要的信息淹没。
指定超级用户。选择一些将成为公司内系统专家的人。他们可能是具有最高访问级别的管理员。当其他人遇到问题时，他们会是他们知道可以寻求帮助的人。确保您选择了几个并且他们是想要学习和提供帮助的人。
提供小型培训课程。将您的精力集中在简短的会议上，在此期间，员工将看到一些概念，然后可以将其付诸实践。大型、长时间的会议可能很难记住。
跟进。与您的员工核实他们是否理解了培训概念并能够充分实践。您还应该寻求反馈并回答您可能遇到的任何问题。
原因#3：众多工具中的另一个工具
在当今的数字市场中，从缩短 URL 到生成电子邮件签名的工具，无所不包。 Facebook 似乎为其员工提供了多达 175 种不同的工具。
每个人都喜欢有选择，但足够了：应用程序过载是一个现实。每天必须掌握并在数十种工具之间切换，这更像是一种障碍，而不是一种帮助。更不用说当这些工具不“相互交谈”时，信息是孤立的或孤立的，导致员工浪费宝贵的时间在不同的选项卡和界面之间复制/粘贴和导航。
解决方案：将您的软件与现有工具集成
最好的项目管理工具旨在与许多其他系统集成。因为如果您的团队认为它只是众多工具中的一种可以独立使用，那么即使是最好的项目管理软件也会被忽视。
为了获得更高的项目管理软件采用率，请确保将软件与团队日常使用且离不开的工具集成。与 Gmail 和 Slack 等日常通信工具集成是鼓励定期使用的好方法。
与 Adobe Creative Suite 等工具的集成将使个人能够继续使用他们喜欢的工具，同时保持与项目管理软件的连接。因此，您将所有的机会都放在您这边，以便项目管理软件将成为您的新“单一信息源 ”，您的同事将信任并采用它。
原因#4：标准解决方案不正确
免费项目管理软件的另一个缺点是它通常是为了适应特定的项目类型或方法而设计的。因此，它不提供对整个组织有用的适应和定制能力。
不同的利益相关者会希望以不同的方式使用该工具。促销员和客户不会对相同的报告感兴趣。事实上，人是不同的，如果所选择的工具不能适应这些差异，那么它被采用的可能性就会降低。
解决方案：牢记个性化
选择一个足够灵活的工具来适应不同的项目要求和个人独特的工作方式非常重要。
让我们想象一下，您已经采用敏捷方法来管理您的项目，因此您选择了最好的敏捷项目管理软件。如果使用 PRINCE2 方法更好地管理一个项目，那么 6 个月后会发生什么？
您将需要做出以下决定之一：
换工具。
关闭你的工具。
尝试使您的项目适应该工具。
这些选项对于项目的成功来说都是不可取的，并且可能会导致团队内部的挫败感和阻力。
允许用户使用该工具个性化他们的体验也有助于提高采用率。例如，如果他们可以创建自己的视图和报告来反映他们的工作风格，他们会更轻松地使用该软件。有些人更注重视觉效果，更喜欢使用日历，而另一些人则更喜欢看板视图。
原因#5：倡导度低
研究表明，当人们知道并理解请求的目的时，他们往往会遵守请求。如果人们不热情地拥抱变革，他们就不会理解变革的原因。
这可能是由于以下原因之一造成的：
没有人主张改变权力地位。有影响力和受人尊敬的人，例如高级经理，应该促进和捍卫新软件的使用。
缺乏透明度和沟通。任何成功的变革都需要透明地说明变革 伯利兹 whatsapp 电话号码列表 的原因、时间和方式。人们不喜欢感觉信息被隐瞒。
沟通含糊或无效。如果您没有通过正确的渠道以正确的方式分享正确的信息，即使频繁的沟通也是不够的。
解决方案：关注“为什么”
与任何项目一样，拥有良好的发起人或倡导者并建立和促进良好的沟通非常重要。
为了确保人们听到他们需要理解和采用该工具的内容，请强调“为什么”。重要的是不要只关注如何使用新的项目管理软件，或者它所具有的简单而精彩的功能。仅仅告诉您的团队使用新工具是不够的。
确保您的员工了解为什么它对公司很重要以及他们可以从中获得什么。这会让他们的工作更轻松还是节省他们的时间？这会让他们有时间去做更有价值的工作吗？强调使用这些工具所带来的好处。如果可能，请使用数据来说明这些要点。
例如，使用其他公司的数据并展示他们如何使用相同的工具提高效率。您还可以使用自己的数据并解释如何实施新软件并开始获得好处。
您可以与您的同事分享为什么他们应该对最好的项目管理软件感兴趣：
他们将花更少的时间研究项目的细节。
他们将能够在更短的时间内完成项目。
他们将能够更好地向主要利益相关者宣传他们的工作。
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任何变革成功的关键是获得员工的支持。尽一切努力以适合他们个性的方式吸引他们，并在整个过程中进行沟通。强调他们将从变革中获得的好处并在过渡期间为他们提供支持。
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