商务沟通 101：如何格式化电子邮件
Posted: Wed Dec 04, 2024 9:30 am
电子邮件是每个企业的最佳沟通方式——无论您是向同事发送备忘录、安排会议还是开展电子邮件营销活动，都是如此。适当的电子邮件格式可让您的电子邮件清晰简洁。
在本文中，我们将讨论：
电子邮件格式的基础知识。
为什么电子邮件格式很重要。
如何创建正确的电子邮件格式。
电子邮件格式模板。
2023 年值得考虑的电子邮件格式最佳实践。
什么是电子邮件格式？
每封电子邮件的骨架结构包括发件人行、主题行、问候语、正文、阿根廷电话号码资源 结束语和电子邮件签名。这些可以帮助您根据收件人个性化电子邮件。
您不能对每封电子邮件使用相同的格式。不同的电子邮件需要不同的格式。为每封电子邮件创建新的格式需要相当长的时间。
使用电子邮件模板可以简化此过程。模板已经为您设计了电子邮件格式。剩下的就是个性化。
现在我们了解了基础知识，让我们来讨论一下为什么格式化对于每封电子邮件都至关重要。
为什么电子邮件格式很重要？
每封电子邮件都需要礼仪，尤其是在进行冷门推广活动时。您想树立自己值得信赖的形象。使用正确的电子邮件格式是一个很好的开始。
格式化可创建井然有序、结构合理且经过优化的电子邮件。收件人还可以更快地找到重要信息，从而减少误解的可能性。
您需要这种清晰度来发送招聘电子邮件、影响力推广，甚至只是给同事发送电子邮件。但您究竟如何格式化您的电子邮件？
如何正确格式化或构建你的电子邮件
如前所述，不同的电子邮件需要不同的格式。但是，每种格式的基本原理保持不变。以下是正确格式化电子邮件所需的内容：
您为什么要发送电子邮件？
发送电子邮件的原因决定了我们需要使用的格式。您是发送冷销售电子邮件、实习申请还是提醒？
首先问问自己是否有必要写电子邮件。考虑一下电子邮件的目的，收集所需的信息，然后开始起草。
记得将电子邮件发送给最合适的人。例如，假设您正在尝试查找上周课程的培训材料。
在这种情况下，您可能需要给负责该活动的主管或主持人发送电子邮件，而不是公司首席执行官。
发件人和主题行
每种场合都有适合的电子邮件主题行模板。但是，每封电子邮件中最容易被忽视的部分之一是“发件人行”。发件人行是您的发送地址。
您需要使用一个得体且权威的电子邮件地址。您不会想在给老板发送电子邮件时使用像[email protected]这样的电子邮件地址。
对于冷电子邮件活动，您需要使用个性化的发件人行（使用您的名字）和商业域名以使其看起来更真实。
另一方面，主题行必须简洁但又足够吸引人。优化的主题行可以显著提高打开率。以下是一些需要记住的提示：
桌面会删去超过 65 个字符的主题行。
移动屏幕剪切主题行超过 30 个字符。
主题行应该回答您发送电子邮件的原因。
您可以尝试以下示例主题行：
{{your name}} 申请 {{position}}。
关于{{top}}的快速提问。
会议要求。
请求{{document}}。
需要在 {{deadline}} 前进行最终批准。
问候或介绍
电子邮件格式示例
您的问候或介绍应该面向收件人。介绍的语气应该符合您与收件人的关系。
例如，由于您尚未建立深厚的关系，因此向潜在客户发送冷销售电子邮件时，更正式的语气可能会更好。
发送给亲密同事时，语气可以更轻松一些。以下是两种方式的一些示例。
专业语气：
您好，{{收件人的名字}}，
尊敬的 {{收件人姓氏}} 先生/女士，
您好，先生/女士 {{收件人姓氏}}，
随意的语气：
嗨，{{first name}}，
您好，{{first name}}，
你好，{{first name}}，
电子邮件正文
将电子邮件主体限制为一个主题。以主题行为基础。发送包含多个主题的电子邮件可能会造成混淆。请记住从主题行到号召性用语都要简洁。
前几句话应该足以让收件人了解电子邮件的要点。如果您有附件，介绍部分是吸引收件人注意的好地方。电子邮件的字数应保持在 50 到 125 个字之间。
撰写行动号召 (CTA)
始终在电子邮件中添加号召性用语 (CTA)。它赋予电子邮件目的，并明确说明您希望收件人接下来做什么。
您的 CTA 应该清晰可见。例如，如果您想安排会议，请在 CTA 中这样说：“单击此链接可在您方便的时候安排与我们会面。”
使用在电子邮件中脱颖而出的按钮来进一步强调您的 CTA。以下是一些示例：
明天您有空打电话吗？
获得更多潜在客户是您的当前首要任务吗？
有兴趣了解更多吗？
如果您对此感兴趣，请告诉我；我很乐意分享更多。
请让我知道这是否值得{{companyName}}进行探索。
创建电子邮件签名
电子邮件签名可以彰显个性并建立您的个人和品牌形象。专业的电子邮件签名可以营造权威感和持久的印象。
它还促进了沟通的简化，因为电子邮件签名通常包含除电子邮件之外与您的品牌沟通的方式。
您可以添加电话号码、社交媒体链接等来鼓励参与。使用适当的电子邮件签名，您可以获得以下好处：
增加可信度：电子邮件看起来更合法、更专业，提高了参与的机会。
附加联系信息：附加联系信息使与您的品牌的沟通更加容易和便捷。
品牌强化：具有视觉吸引力的签名可以强化您的品牌形象并留下持久的印象。
更好的参与度：可访问的社交链接可促进参与度并鼓励收件人了解有关您的品牌的更多信息。
电子邮件格式模板示例
以下是每个企业发送的常见电子邮件类型以及每种类型的正确格式。不要只是复制和粘贴这些模板。个性化、找到有效的方法并进行迭代。
冷电子邮件格式
冷电子邮件模板可帮助您扩大营销活动并提高打开率。在介绍模板之前，让我们快速回顾一下如何制作出色的冷电子邮件：
个性化且有趣的主题行。
专业介绍。
电子邮件正文中的个性化。
注重好处，而不是特点。
提供即时价值。
主题行：正在努力解决{{痛点}}？
介绍：嗨，{{first name}}，
{{痛点}} 已经让我们抓狂好几个月了。我们经历了巨大的增长，然后遇到了巨大的障碍。我们在 {{行业}} 每天都能看到这种情况。这就是我们开发 {{产品}} 的原因。
它帮助我们和其他数百人获得：
{{好处1}}
{{好处2}}
{{好处3}}
{{好处4}}
{{好处5}}
现在免费试用！此外，我们还可以为您提供产品的深入介绍和针对 {{recipient company}} 的量身定制的解决方案。
如果您对此感兴趣，请点击此链接安排个性化演示。我期待很快收到您的回复。
提前致谢，
{{您的姓名}}
交易电子邮件格式
电子邮件自动化让您轻松创建交易电子邮件。您无需建立关系，因为事情纯粹是交易性的。您需要包含以下内容：
友好的问候。
包括交易的每个必要细节。
快速链接以获取更多信息。
主题行：您的支持对于 {{Brand}} 的我们来说意义重大
介绍：嗨，{{First Name}}，
您的订单已收到！详情如下：
{{交易详情}}
再次感谢您的支持。
来自 {{Brand}} 全体人员
谢谢。
如此简洁的电子邮件最适合用于交易电子邮件。这些电子邮件通常没有 CTA。但您可以随时添加“反馈表”。
专业电子邮件格式
专业电子邮件是正式的。我们将这些电子邮件用于与业务相关的所有沟通，例如客户拓展、入职培训以及介于两者之间的一切。以下是您可以个性化的模板：
主题：不要错过这些超值优惠！
介绍：你好，{{first name}}，
我是 {{Your Name}}，是 {{Your Company}} 的营销主管。感谢您购买 {{product}}。我们的 {{sale}} 即将结束，我们列出了一些与您最近购买的产品完美匹配的产品。
{{产品 1}}
{{产品 2}}
{{产品 3}}
最好的，
{{您的姓名}}
欢迎电子邮件格式
欢迎电子邮件会为您的潜在客户、客户或订阅您的新闻通讯或服务的客户设定期望。这是打开率最高的电子邮件，因此请抓住这个机会留下持久的印象。
主题行：您来对地方了。欢迎来到 {{Company Name}}
简介：我们很高兴您决定加入我们 {{First Name}}，
感谢您订阅我们的新闻通讯。我们每周都会发送有关 {{topic}} 的提示，以帮助您扩展和优化每项业务需求。
为了进一步个性化这些电子邮件，我们想问您目前业务所在的位置。点击以下任意链接，我们就会知道要发送什么！
{{选项 1}}
{{选项 2}}
{{选项 3}}
我们期待帮助您充分发挥潜力！以下是我们在 {{topic}} 上撰写的一些综合文章，可供您参考：
{{主题 1 链接}}
{{链接至主题 2}}
{{链接至主题 3}}
最好的，
{{您的姓名/公司名称}}
促销电子邮件格式
促销电子邮件是推广您的产品、服务、活动、销售或更新的绝佳工具。潜在客户需要一眼就能获得正确的信息，这样才能有效。
以下是您可以遵循的清单：
使用个性化优惠创建诱人的主题行。
使用具有视觉吸引力的标题。图像或 GIF 等元素可使其更具吸引力。
务必以引人注目的 CTA 结束这封电子邮件。
考虑使用电子邮件签名来帮助您脱颖而出。
以下是 Chess.com 的一个例子：
在本文中，我们将讨论：
电子邮件格式的基础知识。
为什么电子邮件格式很重要。
如何创建正确的电子邮件格式。
电子邮件格式模板。
2023 年值得考虑的电子邮件格式最佳实践。
什么是电子邮件格式？
每封电子邮件的骨架结构包括发件人行、主题行、问候语、正文、阿根廷电话号码资源 结束语和电子邮件签名。这些可以帮助您根据收件人个性化电子邮件。
您不能对每封电子邮件使用相同的格式。不同的电子邮件需要不同的格式。为每封电子邮件创建新的格式需要相当长的时间。
使用电子邮件模板可以简化此过程。模板已经为您设计了电子邮件格式。剩下的就是个性化。
现在我们了解了基础知识，让我们来讨论一下为什么格式化对于每封电子邮件都至关重要。
为什么电子邮件格式很重要？
每封电子邮件都需要礼仪，尤其是在进行冷门推广活动时。您想树立自己值得信赖的形象。使用正确的电子邮件格式是一个很好的开始。
格式化可创建井然有序、结构合理且经过优化的电子邮件。收件人还可以更快地找到重要信息，从而减少误解的可能性。
您需要这种清晰度来发送招聘电子邮件、影响力推广，甚至只是给同事发送电子邮件。但您究竟如何格式化您的电子邮件？
如何正确格式化或构建你的电子邮件
如前所述，不同的电子邮件需要不同的格式。但是，每种格式的基本原理保持不变。以下是正确格式化电子邮件所需的内容：
您为什么要发送电子邮件？
发送电子邮件的原因决定了我们需要使用的格式。您是发送冷销售电子邮件、实习申请还是提醒？
首先问问自己是否有必要写电子邮件。考虑一下电子邮件的目的，收集所需的信息，然后开始起草。
记得将电子邮件发送给最合适的人。例如，假设您正在尝试查找上周课程的培训材料。
在这种情况下，您可能需要给负责该活动的主管或主持人发送电子邮件，而不是公司首席执行官。
发件人和主题行
每种场合都有适合的电子邮件主题行模板。但是，每封电子邮件中最容易被忽视的部分之一是“发件人行”。发件人行是您的发送地址。
您需要使用一个得体且权威的电子邮件地址。您不会想在给老板发送电子邮件时使用像[email protected]这样的电子邮件地址。
对于冷电子邮件活动，您需要使用个性化的发件人行（使用您的名字）和商业域名以使其看起来更真实。
另一方面，主题行必须简洁但又足够吸引人。优化的主题行可以显著提高打开率。以下是一些需要记住的提示：
桌面会删去超过 65 个字符的主题行。
移动屏幕剪切主题行超过 30 个字符。
主题行应该回答您发送电子邮件的原因。
您可以尝试以下示例主题行：
{{your name}} 申请 {{position}}。
关于{{top}}的快速提问。
会议要求。
请求{{document}}。
需要在 {{deadline}} 前进行最终批准。
问候或介绍
电子邮件格式示例
您的问候或介绍应该面向收件人。介绍的语气应该符合您与收件人的关系。
例如，由于您尚未建立深厚的关系，因此向潜在客户发送冷销售电子邮件时，更正式的语气可能会更好。
发送给亲密同事时，语气可以更轻松一些。以下是两种方式的一些示例。
专业语气：
您好，{{收件人的名字}}，
尊敬的 {{收件人姓氏}} 先生/女士，
您好，先生/女士 {{收件人姓氏}}，
随意的语气：
嗨，{{first name}}，
您好，{{first name}}，
你好，{{first name}}，
电子邮件正文
将电子邮件主体限制为一个主题。以主题行为基础。发送包含多个主题的电子邮件可能会造成混淆。请记住从主题行到号召性用语都要简洁。
前几句话应该足以让收件人了解电子邮件的要点。如果您有附件，介绍部分是吸引收件人注意的好地方。电子邮件的字数应保持在 50 到 125 个字之间。
撰写行动号召 (CTA)
始终在电子邮件中添加号召性用语 (CTA)。它赋予电子邮件目的，并明确说明您希望收件人接下来做什么。
您的 CTA 应该清晰可见。例如，如果您想安排会议，请在 CTA 中这样说：“单击此链接可在您方便的时候安排与我们会面。”
使用在电子邮件中脱颖而出的按钮来进一步强调您的 CTA。以下是一些示例：
明天您有空打电话吗？
获得更多潜在客户是您的当前首要任务吗？
有兴趣了解更多吗？
如果您对此感兴趣，请告诉我；我很乐意分享更多。
请让我知道这是否值得{{companyName}}进行探索。
创建电子邮件签名
电子邮件签名可以彰显个性并建立您的个人和品牌形象。专业的电子邮件签名可以营造权威感和持久的印象。
它还促进了沟通的简化，因为电子邮件签名通常包含除电子邮件之外与您的品牌沟通的方式。
您可以添加电话号码、社交媒体链接等来鼓励参与。使用适当的电子邮件签名，您可以获得以下好处：
增加可信度：电子邮件看起来更合法、更专业，提高了参与的机会。
附加联系信息：附加联系信息使与您的品牌的沟通更加容易和便捷。
品牌强化：具有视觉吸引力的签名可以强化您的品牌形象并留下持久的印象。
更好的参与度：可访问的社交链接可促进参与度并鼓励收件人了解有关您的品牌的更多信息。
电子邮件格式模板示例
以下是每个企业发送的常见电子邮件类型以及每种类型的正确格式。不要只是复制和粘贴这些模板。个性化、找到有效的方法并进行迭代。
冷电子邮件格式
冷电子邮件模板可帮助您扩大营销活动并提高打开率。在介绍模板之前，让我们快速回顾一下如何制作出色的冷电子邮件：
个性化且有趣的主题行。
专业介绍。
电子邮件正文中的个性化。
注重好处，而不是特点。
提供即时价值。
主题行：正在努力解决{{痛点}}？
介绍：嗨，{{first name}}，
{{痛点}} 已经让我们抓狂好几个月了。我们经历了巨大的增长，然后遇到了巨大的障碍。我们在 {{行业}} 每天都能看到这种情况。这就是我们开发 {{产品}} 的原因。
它帮助我们和其他数百人获得：
{{好处1}}
{{好处2}}
{{好处3}}
{{好处4}}
{{好处5}}
现在免费试用！此外，我们还可以为您提供产品的深入介绍和针对 {{recipient company}} 的量身定制的解决方案。
如果您对此感兴趣，请点击此链接安排个性化演示。我期待很快收到您的回复。
提前致谢，
{{您的姓名}}
交易电子邮件格式
电子邮件自动化让您轻松创建交易电子邮件。您无需建立关系，因为事情纯粹是交易性的。您需要包含以下内容：
友好的问候。
包括交易的每个必要细节。
快速链接以获取更多信息。
主题行：您的支持对于 {{Brand}} 的我们来说意义重大
介绍：嗨，{{First Name}}，
您的订单已收到！详情如下：
{{交易详情}}
再次感谢您的支持。
来自 {{Brand}} 全体人员
谢谢。
如此简洁的电子邮件最适合用于交易电子邮件。这些电子邮件通常没有 CTA。但您可以随时添加“反馈表”。
专业电子邮件格式
专业电子邮件是正式的。我们将这些电子邮件用于与业务相关的所有沟通，例如客户拓展、入职培训以及介于两者之间的一切。以下是您可以个性化的模板：
主题：不要错过这些超值优惠！
介绍：你好，{{first name}}，
我是 {{Your Name}}，是 {{Your Company}} 的营销主管。感谢您购买 {{product}}。我们的 {{sale}} 即将结束，我们列出了一些与您最近购买的产品完美匹配的产品。
{{产品 1}}
{{产品 2}}
{{产品 3}}
最好的，
{{您的姓名}}
欢迎电子邮件格式
欢迎电子邮件会为您的潜在客户、客户或订阅您的新闻通讯或服务的客户设定期望。这是打开率最高的电子邮件，因此请抓住这个机会留下持久的印象。
主题行：您来对地方了。欢迎来到 {{Company Name}}
简介：我们很高兴您决定加入我们 {{First Name}}，
感谢您订阅我们的新闻通讯。我们每周都会发送有关 {{topic}} 的提示，以帮助您扩展和优化每项业务需求。
为了进一步个性化这些电子邮件，我们想问您目前业务所在的位置。点击以下任意链接，我们就会知道要发送什么！
{{选项 1}}
{{选项 2}}
{{选项 3}}
我们期待帮助您充分发挥潜力！以下是我们在 {{topic}} 上撰写的一些综合文章，可供您参考：
{{主题 1 链接}}
{{链接至主题 2}}
{{链接至主题 3}}
最好的，
{{您的姓名/公司名称}}
促销电子邮件格式
促销电子邮件是推广您的产品、服务、活动、销售或更新的绝佳工具。潜在客户需要一眼就能获得正确的信息，这样才能有效。
以下是您可以遵循的清单：
使用个性化优惠创建诱人的主题行。
使用具有视觉吸引力的标题。图像或 GIF 等元素可使其更具吸引力。
务必以引人注目的 CTA 结束这封电子邮件。
考虑使用电子邮件签名来帮助您脱颖而出。
以下是 Chess.com 的一个例子：